Kirja on kaunis kuin kukkanen.
Olennainen osa asiantuntijan työtä on erilaisten esitysten pitäminen. Yleisöt ja tilanteet vaihtelevat: on esityksiä isoissa ja pienissä tilaisuuksissa. On esityksiä työkokouksissa kollegoille ja esityksiä päättäville tahoille, kuten johtoryhmille. On myös esitelmiä isoissa tilaisuuksissa sadoille ihmisille.
Esityksissä ja esiintymisissä on sekä yhteisiä että erilaisia piirteitä. Samalla sapluunalla ei voi mennä erilaisiin tilaisuuksiin, jos haluaa saada esityksellään haluttuja vaikutuksia aikaan.
Keskeinen osa esityksiä nykypäivänä on PowerPoint tai vastaava esitysohjelma. Tilanteeseen sopivan ja vaikuttavan esityksen luomiseen kannattaa käyttää harkintaa ja aikaa. Tylsä tai sekava esitys ei saa aikaan halutunlaisia vaikutuksia.
Näihin kysymyksiin ja tilanteisiin pureutuu Katleena Kortesuon ja Jarkko Sjömanin uusi kirja Lisää otsikko napsauttamalla: Asiantuntijan käsikirja diaesityksiin ja presentaatioihin.
Katleena on omien sanojensa mukaan ”Suomen kallein siivooja”, tietokirjailija ja yrittäjä. Hänen bloginsa Ei oo totta on yksi must-seurattavia, jos haluaa tietää mitä somessa ja viestinnässä ajankohtaista on pinnalla. Olen tavannut Katleenan kerran ja kuunnellut hänen esityksensä. Voin kertoa, että Katleenalla oli sana hallussa ja yleisö näpeissään.
Jarkko on henkilöbrändin rakentamisen asiantuntija. Hänen bloginsa löytyy täältä. Jarkon yksi hieno teko on ollut koota yhteen ja julkistaa netistä löytyvät ilmaiset kuvapankit, joita itsekin olen hyödyntänyt. Jarkkoa en ole tavannut, mutta ”tunnen” hänet sosiaalisesta mediasta ja seuraan hänen blogiaan.
Mutta mennään itse kirjaan.
Kirjan sisältö
Kirja on jaettu napakoihin kappaleisiin. Niiden teemoja ovat muun muassa esityksen suunnittelu, sisältöjen rakentaminen, diaesityksen rakenne, kuvien ja tekstin suhde, esityksen pitäminen ja esityksen jälkihoito (mm. palautteen kerääminen).
Otsikoista jo voi päätellä, että lukija saa varsin kattavan ja seikkaperäisen ohjeistuksen esitystensä valmisteluun. Sisältöjen suunnittelun punaisina lankoina ovat muun muassa valmistautuminen, suunnitelmallisuus, esityksen muokkaaminen kohderyhmälle ja tavoitteisiin sopivaksi.
Sisällöissä haetaan tyylikkyyttä, selkeyttä ja linjakkuutta. Visuaalisuus voittaa tekstimassan ja vuorovaikutus tiedon kaatamisen yleisön päälle. Tehokeinoja voi käyttää, mutta överit ovat liikaa.
Esitys ja esitysmateriaalit ovat osa firman brändiä. Ja ne ovat tietenkin keskeinen osa asiantuntijan henkilöbrändiä.
Kirja antaa ohjeet visuaalisuuden ja tekstin suhteen säätämiseen ja oikeanlaisten graafien valintaan. Valinnat perustellaan siitä näkökulmasta, mikä on ihmisille tyypillinen tapa lukea, hahmottaa ja omaksua. Ja kuinka paljon informaatiota ihmiset pystyvät ottamaan vastaan. Näistä elementeistä syntyy vaikuttavuus.
Kirja käsittelee suuria ja pieniä linjoja. Esimerkkejä pienistä yksityiskohdista ovat mm. teemat, pitääkö esitys lähettää järjestäjille etukäteen ja minkälainen on hyvä lopetusdia. Vastaus ensimmäiseen kysymykseen on, että ei ja jälkimmäiseen, että mielellään ennemmin kannattaa lausua sanallinen kiitos kuin esittää kiitosdia.
Kaikki käsitellyt pienet kysymykset ovat konkreettisia esitelmien pitäjien jatkuvasti työssään kohtaamia.
Kirjassa kehotetaan varomaan esitysohjelman valmiita diapohjia. WordArt on aina ruma ja ohjelmien clipart-kuvat tylsiä. Olen samaa mieltä, mutta jäin miettimään, miksi ohjelmat pursuavat näitä valmiita ominaisuuksia kun kukaan ei niitä halua käyttää. Ei ole häävi työ niiden suunnittelijalla!
Kirjassa lanseerataan muutamia hauskoja rooleja, kuten korporaatiokoira ja brändipoliisi. Ensin mainittu kierrättää samaa diasettiä kaikissa tilaisuuksissa joissa puhuu ja jälkimmäinen vahtii esimerkiksi firman diapohjan käyttämistä direktiivien mukaisella tavalla.
Erityisen hyvä kappale kirjan loppupuolella käsittelee esiintymistä. Tässä kohdassa puhutaan pukeutumisesta, kehonkielestä ja vuorovaikutuksesta yleisön kanssa.
Otsikon ”iik, jännittää” alla tulee käsitellyksi jännittämisen kanssa eläminen.
Esitys ei nykyään ole pelkkä esitys. Tärkeää on varmistaa, että esityksessä käytetty diasetti ei jää kertakäyttöiseksi. Se pitää tallentaa esimerkiksi SlideShareen ja sitä pitää jakaa eri kanavissa. Onnistunut jakaminen moninkertaistaa helposti yleisön.
Kirjassa on listattu iso joukko lähteitä, blogeja, verkkoartikkeleita, Slideshare-tilejä ynnä muuta teemaan liittyvää hyödyllistä ja mielenkiintoista. Esillä ovat myös Jarkon aikaisemmin jo kokoamat ilmaiset kuvapankit, joilla kuka tahansa voi ryydittää omaa esitystään.
Esitys ja minä
Aihe on tuttu itselleni. Pidän melko paljon esityksiä ja laadin niihin esitysmateriaaleja. Toisten esitysten seuraaminen on myös tuttua puuhaa. Seuraavassa joitakin ajatuksia teemasta tätä taustaa vasten.
Omassa kuplassani esitysten laatua yleisesti heikentävät seuraavat asiat:
- esityksessä on liikaa kalvoja
- kalvoissa on liikaa tekstiä
- kalvot ovat pääosassa, eikä puhe
Ja vielä: Kuten alakoulussa poikani oli jo oppinut: ”Isä, ei ole tarkoitus, että luetaan, mitä niillä kalvoilla on.”
Itse yritän pitää tekstin määrän pienenä ja visuaalisuuden asteen kohtalaisena. Käytän valokuvia, graafeja (esim. palkkeja ym.) ja kaavakuvia (esimerkiksi prosessikaavioita yms.). Viimeksi mainitut ovat mielestäni antoisimpia elementtejä, koska niiden avulla on mahdollista osoittaa prosessit ja asioiden liittyminen toisiinsa.
Puhun samasta teemasta usein ts. saman setin materiaalit toimivat useissa tilaisuuksissa. Kehittelen tematiikkaa kuitenkin koko ajan eteenpäin lisäämällä uusia kalvoja.
Esityksen laatiminen uudesta teemasta on mieluisaa, mutta työlästä. Jos saan esitelmäpyynnön puolen vuoden päähän, ajattelen ensin, että aikaa uuden esityksen laatimiseen on runsaasti. Usein valmistautumisessa tulee kuitenkin kiire tai esitys luiskahtaa tuttuun muottiin. Toisinaan kuitenkin onnistun käyttämään valistautumisajan hyvin ja luomaan uutta.
Esityksissäni on kyllä huomattavasti parantamisen varaa, jos niitä vertaa kirjan vinkkeihin ja ohjeisiin. Niinpä kirja oli itselleni hyödyllinen.
Hyvin esitysten laatiminen on aikaavievää puuhaa. Ranskalaiset viivat kokoaa nopeasti, mutta visuaalisten elementtien luominen on hitaampaa.
Kirja kannustaa suhtautumaan ammattimaisesti esitysten valmisteluun ja esitysten pitämiseen.
Suosittelen Katleenan ja Jarkon kirjaa niille, jotka työssään käyttävät diaesityksiä ja esiintyvät. Kirjan avulla hahmottaa hyvin ne kohdat, joissa omaa tekemistä voi muuttaa paremmaksi.
Kirjan ”vakava” asiasisältö käsitellään huumoria viljellen, joten myös naurun hörähdykset ovat mahdollisia kirjaa lukiessa. Kirja on myös huolellisesti viimeistelty, joka tietenkin aihepiiriin sopii.
Katleena Kortesuo ja Jarkko Sjömän 2017: Lisää otsikko napsauttamalla: Asiantuntijan käskirja diaesityksiin ja presentaatioihin. Kauppakamari. Helsinki.