Avainsana: työympäristö

Julkaistu

Minun työympäristöni

kahvilassa

Tietotyöläinen työskentelee kahvilassa.

Keskustelu työympäristöjen kehittämisestä käy työpaikoilla vilkkaana. Tavoitteena on tehostaa tilankäyttöä, lisätä vuorovaikutusta ja etsiä parhaiten työntekoa tukevia työympäristöjä.

Työympäristöjen  muutosprojektit onnistuvat urbaanien legendojen perusteella eri tavoin, aiheeseen liittyy suuria tunteita ja tutkimustuloksistakin voi poimia erilaisia johtopäätöksiä tukemaan eri näkökantoja asiaan.

Olen kirjoittanut teemasta aikaisemminkin täällä. Kirjoitus on edelleen yksi viikoittain luetuimpia kirjoituksiani. Tämä ilmentää sitä, että aihe on ajankohtainen.

Vaikka puhetta riittää eniten juuri siitä, että työympäristöjen kehittämisessä oma työhuone vaihtuu kenties yhteiskäyttöiseksi monitilatoimistoksi tai työpisteeksi sellaisessa, kyse on laajemmasta muutoksesta. Siitä, että työ muuttuu aikaisempaa enemmän paikasta ja ajasta riippumattomaksi.

Työympäristö ei myöskään ole pelkästään fyysinen: se koostuu fyysisten rakenteiden lisäksi virtuaalisista välineistä ja sosiaalisista käytönnöistä, toimintatavoista ja normeista.

Seuraavassa pohdin työympäristöön ja työn tekemiseen liittyviä asioita puhtaasti omasta näkökulmastani ja omiin kokemuksiini perustuen.

Junassa on hyvä työskennellä

Vietän päivittäin kaksi tuntia junassa matkustaen välillä Karjaa-Helsinki-Karjaa. Minulla on tästä noin 15 vuoden kokemus ja olen aina työskennellyt junassa työmatkoillani kirjoittaen, lukien ja suunnitellen.

Viikossa istun junassa 10 tuntia ja kuukaudessa 40 tuntia. Näin isolle ajalle on hyvä keksiä mielekkäämpää ja hyödyllisempää tekemistä kuin ikkunasta ulos tuijottaminen, vaikka länsiuusimaalainen metsä kaunista onkin.

Juna on minulle yhtä hyvä työympäristö kuin koti tai toimisto. Joskus jopa parempi, koska keskeytyksiä on junassa vähemmän. (Kauko)junassa on siistiä, valoisaa ja istua voi rauhassa omalla paikalla. Paikallisjunat ovat eri juttu.

Vuosien varrella junan verkkoyhteydet ovat parantuneet. Tällä hetkellä omalla työmatkallani verkkoyhteydet toimivat lähes sataprosenttisesti ja yhtä hyvin kuin toimistolla ja kotona. Kaikilla rataosuuksilla tilanne ei tietääkseni ole ihan yhtä hyvä.

Kanssamatkustajien juttelu tai muut äänet junassa eivät pääsääntöisesti häiritse minua. Häiriötä koen vain, jos tapahtuu jotakin tavallisuudesta poikkeavaa (jos vaikkapa junan kuulutus jumittuu häiritsevän kovalle).

Toki junamatkan rauhallisuuteen vaikuttaa myös se, että matkustan tavallista hiljaisempien matkustajien, eli “työmatkalaisten” vaunussa ja työmatka-aikoihin. Joskus aikaisemmin kuuntelin junamatkoilla musiikkia, mutta olen sittemmin lopettanut sen.

Erityisesti aamut ovat junassa tehokkaita. Kun saavun työpaikalle, olen valmistautunut päivän kokouksiin ja/tai tehnyt jo ison siivun töistä junassa. Illalla kotiinpäin palatessa olen hieman väsyneempi ja työteho on alhaisempi.

Mutta pointti oli siis se, että junassa voi työskennellä yhtä hyvin kuin toimistolla. Joukkoliikenneyhteyksien toimiessa olisi sulaa hulluutta ajaa työmatka autolla.

Konttori pystyyn kahvilaan, ABC:lle tai kirjastoon

Jos olen kaupungilla menossa kokoukseen, hammaslääkäriin, parturiin tai muualle ja minulla on hieman “luppoaikaa” juna-aikataulujen tai muiden syiden takia, saatan työskennellä kahvilassa latten kera. Tällöin yleensä muodostan nettiyhteyden kännykällä ja työt sujuvat näin mainiosti.

f_efosxh0si-frank-lanigan

Olen myös työskennellyt ABC:lla, kirjaston lukusalissa ja uimahallin kahvilassa lasten futisharkkojen aikaan. Kaikki nämä ovat aivan loistavia työympäristöjä tunnin tai parin rupeamaan.

Mutta en kyllä koskaan työpaikkani lähistöllä menisi varta vasten kahvilaan työskentelemään, jos minulla olisi työpaikalla työtilat tarjolla. Ehkä tämä johtuu siitä, että urbaani kahvilakulttuuri ei ole laajemmassa mitassa minun juttuni.

 Toimistolla en istu “koppikonttorissa”

Yksi paikka tehdä töitä on tietenkin myös toimisto. Toimistolla työhuoneeni seinä käytävälle päin on läpinäkyvää lasia. En siten koe istuvani “koppikonttorissa”. Aamuisin moikkaan lasin läpi töihin tulevia kollegoita.

Työhuoneessani pidetään paljon parin-kolmen-muutaman hengen kokouksia. Huoneeni lasiovi on yleensä kiinni, koska käytävällä on jonkin verran trafiikkia. Ja tietenkin palaverin äänet saattavat häiritä muita lähistöllä työskenteleviä.

Vietän työpäivästäni keskimäärin ehkä tunnin tai kaksi omalla työpisteelläni. Joskus minulla on pidempi “luova hetki” työpöydän ääressä. Muun ajan olen palaverissa omassa huoneessani, toisessa kokoushuoneessa tai toimiston ulkopuolella.

Työ tulee kotiin

Teen etätyötä harvoin, jos etätyö määritellään niin, että työskentelen koko päivän muualla kuin toimistolla. Tämä johtuu siitä, että työpäiväni täyttyvät kokouksista. Pidän kokonaisen etäpäivän korkeintaan kerran kuukaudessa.

Kun pidän etäpäivän, teen samoja töitä kuin muulloinkin, paitsi en istu palavereissa. Toisinaan olen etätöissä ollessani osallistunut kokouksiin Skypellä. Tekniikan toimiessa nämä kokoukset ovat olleet todella toimivia tehokkaita.

Itse en kotona pysty keskittymään sen paremmin tai huonommin kuin muuallakaan.

Monet sanovat, että etätyö mahdollistaa tehokkaamman ja keskittyneemmän työskentelyn (esimerkiksi kirjoittamisen) kuin toimistolla. Itse en kotona pysty keskittymään sen paremmin tai huonommin kuin muuallakaan. Toki toimistokuukkelin aiheuttamia keskeytyksiä on kotona vähemmän. Keskeytykset kuitenkin pääsevät läpi viestivälineiden kautta.

Etätyön suurimmat edut itselleni ovat, että voin viedä lapset kouluun ja tarhaan ja mahdollisesti nukkua hieman pidempään kuin normiaamuna.

Toisinaan jatkan normaalia työpäivää kotona junamatkan jälkeen käyden läpi esimerkiksi sähköposteja.

Lapsiperheen arjen äänten keskellä työskentelevälle monitilatoimiston pelisääntökeskustelu kuulostaa luksukselta.

Aivan illalla en tee töitä, ellei ole ihan pakko esimerkiksi lähestyvän deadlinen takia. Työnteko myöhään illalla ei ole hyvä unilääke.

Työskentelen melko paperittomasti

Vuosien varrella olen muuttanut työskentelyäni paperittomaan suuntaan. En juurikaan enää printtaile papereita, ellei sitä ole pakko tehdä esimerkiksi dokumentoinnin vuoksi. Luen muistioita ja raportteja sähköisesti. Kirjoja luen sekä e-kirjoina, että perinteisinä kirjoina, miten niitä onkaan saatavilla.

Paperittomuus sopii hyvin töihini, koska työni on suurimmaksi osaksi PowerPointtien ja Word-dokumenttien laatimista, sähköpostittelua ja Skypellä viestimistä. Työvälineet ovat pääsääntöisesti normi Office-pakettiin kuuluvia ohjelmia. Oman työn organisointiin käytön Wunderlistia, joka on aivan huippu.

Aivan viime aikoina olen huomannut, että näköni on heikentynyt niin, että pienen läppärin näyttö ei ole oikein optimaalinen kaikkiin työtehtäviin. Isoa näyttöä ja “kunnon hiirtä” kaipaan myös monimutkaisempien PowerPointtien rakentelemiseen. Sama näköön liittyvä vika lienee monella Rahikaisella ikääntymisen myötä.

Sama näköön liittyvä vika lienee monella Rahikaisella ikääntymisen myötä.

Voin myös hyvin kuvitella, että monissa töissä, joissa käsitellään useita dokumentteja samanaikaisesti, on tarve ainakin yhdelle isolle näytölle, ellei kahdelle. Tällainen työ ei liiku yhtä hyvin kuin oma työni.

Työskentelytavoista voi summeerata, että “PowerPointin pyörittäjän” tai tekstin luojan työtä on helppo tehdä paperittomana läppärikulkurina käytännössä missä vain. Kaikki tietotyö ei kuitenkaan ole tällaista.

Lopuksi uhat ja mahdollisuudet

Alleviivaan vielä sitä, että edellä olen pohdiskellut vain omaa suhdettani työympäristöön. Eri töissä tarpeet työympäristölle ovat erilaiset. Eri ihmiset tarvitsevat ympärilleen tai lähelleen eri ihmisiä. Jokaisella on myös omia yksilöllisiä työtapoja. Omia työtapoja voi tietenkin kehittää.

Kun työtä tehdään monipaikkaisesti, monet hyvinvointiin liittyvät asiat saattavat muodostua haasteeksi. Kun työtä ei tehdä samalla tavalla toimistolla kuin aikaisemmin:

  • Työpäivän venyminen, työntekijän kuormittuminen ja mahdollisten työkykyongelmien havaitseminen saattaa olla esimiehelle haasteellisempaa.
  • Työsuorituksen valvominen on erilaista.
  • Ergonomia ei välttämättä ole huomion kohteena samalla tavalla kuin toimistolla.
  • Etätöissä ruokailut eivät ehkä ole yhtä terveellisiä kuin työpaikalla. Monipuolinen lounas vaihtuu lämmitettyyn pinaattilettuun.

Kun työ irtautuu ajasta ja paikasta monenlaista hyvinvointiin liittyvää vastuuta liukuu helposti yksilöille ja esimiestyö muuttuu.

Työympäristön kehittämisellä pyritään tietenkin työolosuhteiden parantamiseen.

Uskon, että hyvin suunnitellut työympäristön kehittämisprojektit, joissa työn tekemisen erityispiirteet huomioidaan, johtavat niihin myönteisiin lopputulemiin, joihin hankkeilla pyritään.

Avainasemassa on hyvien erilaisiin työtehtäviin sopivien ratkaisujen löytäminen. Toisinaan järjestelyt saattavat jo ollakin kunnossa, eikä radikaaleja muutoksia tarvita.

Työympäristön kehittämiseen pätee sama kuin digitalisaation aitoon hyödyntämiseen. Ei kannata miettiä miten tietty työ viedään uuteen työympäristöön. Kannattaa ajatella minkälainen työympäristö tukee työn tekemistä nykyistä tapaa paremmin.

Kuvat: Unsplash.com

Edit: 6.2.2017 Korjattu kirjoitusvirheitä.

Julkaistu

Hyvä kirja etäjohtamisesta

vilkmanTyö irtautuu yhä enemmän ajasta ja paikasta: työntekijät eivät ole aikaisemmassa määrin fyysisesti läsnä työpaikoilla, eivätkä he välttämättä työskentele “kahdeksasta neljään.”

Etätyön lisääntymiseen liittyy monta ajankohtaista työelämän trendiä, kuten digitaalisuus, työympäristöjen kehittäminen sekä uudet organisoitumismallit.

Kun tiimit eivät enää ole “samapaikkaisia”, asettaa tämä esimiehet uuteen tilanteeseen: miten johtaa tiimiä tuloksellisesti? Miten edistää tuloksellisuuden ohella yhteisöllisyyttä ja työhyvinvointia?

Ulla Vilkman osuu näin kirjallaan ajankohtaiseen teemaan. Kirja jäsentää, mitä etäjohtaminen merkitsee johtamisen kannalta ja miten esimies selviää näistä uusista haasteista.

Määrittelyistä etäjohtamisen haasteisiin ja mahdollisuuksiin

Kirja jakautuu johdannon jälkeen kahdeksaan lukuun. Ensimmäisessä luvussa lähdetään liikkeelle määrittelyistä:

  • Etätyö on työtä, jota tehdään varsinaisen työpaikan toimipisteen ulkopuolella.
  • Hajautettu työ tarkoittaa, että työntekijät ovat eri toimipisteissä tai tekemässä etätyötä.
  • Ajasta ja paikasta riippumattomassa työssä työtä voidaan tehdä missä ja milloin vain.
  • Liikkuvan työn käsite kattaa työn, jota tehdään liikkeellä, esimerkiksi matkustaen paikasta toiseen.
  • Etäjohtaminen on näihin työntekomuotoihin liittyvää johtamista.

Virtuaalisen työskentelyn etuja ovat mm. työn ja perheen yhteensovittamisen helpottuminen ja lisääntyvä hyvinvointi (voi vaikkapa nukkua pidempään kun ehkä pitkäkin pendelöinti jää pois) sekä myönteiset vaikutukset työn tuloksellisuuteen.

Työnantaja voi kenties säästää toimitilakustannuksissa kun toimistolla on saman aikaisesti vähemmän henkilöstöä. Vaikkapa hieman funssaiset työntekijät voivat myös työskennellä kotona ja olla poissa tartuttamasta kollgoitaan työpaikalla.

Toisaalta haasteiden puolella voidaan tunnistaa yhteisöllisyyden menettäminen sekä vaikutukset työprosesseihin. Esimiehen mahdollisuudet valvoa työsuoritusta heikkenevät tai ainakin muuttuvat.

Jotta haasteista selvitään ja päästään nauttimaan virtuaalisen työskentelyn hyödyistä, tarvitaan laadukasta etäjohtamista.

Esimiehet saattavat kokea haasteeksi suorituksen mittaamisen muuttumisen vaikeammaksi ja kontrollin vähenemisen. Onnistuneeseen etäjohtamiseen kuuluukin mittaamisen painopisteen siirtyminen tuloksiin ajankäytön mittaamisen sijasta. Tarvitaan myös valmentavaa johtamistyyliä sekä työntekijän itsensäjohtamien taitojen kehittämistä.

Yksi esimiehen keskeisistä tehtävistä on puuttuminen erilaisiin työn sujuvuuden ja työhyvinvoinnin ongelmiin. Myös tässä suhteessa tilanne on etäjohtamisessa erilainen.

Haasteisiin Vilkman tarjoaa kirjassaan vastauksia työkalujen, johtamiskäytäntöjen ja konkreettisten keinojen muodossa. Keskeisessä roolissa on vuorovaikutus. Virtuaalinen työskentely muuttaa vuorovaikutusta, tarjoten siihen myös uusia mahdollisuuksia. Erityistä huomiota on kiinnitettävä myös monimuotoisuuden johtamiseen.

Virtaalisessa työskentelyssä on vähemmän luontaisia mahdollisuuksia hyödyntää epävirallisia työyhteisön hetkiä luottamuksen ja yhteenkuuluvuuden rakentamiseen. Samalla tunteiden ilmaisemisen tavat ja muodot muuttuvat.

Konkreettisia keinoja etäjohtamiseen

Kirjan kappaleessa viisi (joka on muuten kirjan laajin kappale) annetaan konkreettisia keinoja etäjohtamiseen. Vinkit ovat käytännönläheisiä ja liittyvät mm. pelisääntöjen laatimiseen, vuorovaikutukseen, viestintään, sekä monimuotoisuuden johtamiseen. Tämä kappale on kenties kirjan hyödyllisin, jos ajatellaan konkreettisia esimiesten kaipaamia vinkkejä.

Etäjohtajan osaaminen on yksi kirjan lähestymiskulma. Keskeinen havainto tässä on, että etäjohtamisessa korostuu nimenomaan ihmisten johtaminen. Tärkeitä ulottuvuuksia ovat muun muassa sosiaaliset taidot, delegointi ja kyky innostaa ja motivoida. Tässä kappaleessa ja kirjan liitteessä esitellään kehikko ja väline omien etäjohtamiseen liityvien taitojen mittaamiseen.

Etäjohtaminen liittyy vahvasti digitaalisuuteen ja virtuaaliseen työskentelyyn. Teknologian hyödyntäminen on yhden kappaleen teema. Keskeinen havainto on, että tehokkaaseen etäjohtamiseen on käytettävissä paljon erilaisia työkaluja, jotka ovat joko kaupallisia tai täysin ilmaisia. Vuorovaikutuksen suhteen suunta on kohti “somemaisia” viestintäkanavia myös yritysten ja organisaatioiden sisäisessä viestinnässä. Johdon esimerkki uusissa viestintätavoissa on merkittävää.

Lopuksi etäjohtamista tarkastellaan vielä henkilöstöhallinnon näkökulmasta. Tämä on tärkeä kappale, sillä etäjohtaminen liittyy monella tavalla työaikaan, työhyvinvointiin ja työsuojeluun. Esimiehet tarvitsevat linjauksia ja vaikkapa lainsäädännön tulkintaa. Henkilöstöhallinnon tulisi myös tukea organisaatioita siinä, että organisaatiot rekrytoivat etäjohtamisen taidot omaavia esimiehiä.

Arviointia

Kirja on kirjoitettu sujuvasti ja selkeästi. Ydinkohdat on koottu kehyksiin tai kuvioihin. Kirja sisältää lyhyitä esimerkkicaseja sekä asiantuntijoiden kommentteja. Kirjan lopussa on testi, jonka avulla voi tarkistaa omaa johtamistyyliään.

Monet esimiehet ovat uuden edessä kun etyön tekemisen mallit yleistyvät. Suosittelen kirjaa kaikille, jotka haluavat selvittää itselleen, minkälaista johtamista etäjohtaminen vaatii. Kirjaa voi suositella myös kokeneemmille esimiehille, jotka haluavat tarkistaa, vastaako oma johtamistyyli etäjohtamisen edellyttämiä asioita.

Kirja on yksi osa Vilkmanin rakentamaa etäjohtamisen teemaan liittyvää kokonaisuutta, jonka muita osia ovat koulutukset, sekä Etäjohtaminen-blogi. Tämän esittelytekstin lukemisen jälkeen voi hyvin lukea vaikkapa tämän Vilkmanin postauksen. Eikä kannata myöskään unohtaa Vilkmanin pitämää laajempia aihepiirejä käsittelevää blogia. Kokonaisuus on hyvä esimerkki monikanavaisuuden hyödyntämisestä nykyaikaisella tavalla.

Ulla Vilkman: Etäjohtaminen – Tulosta joustavalla työllä. Talentum Pro. Helsinki.

Julkaistu

I love VR

VR ilmoitti tällä viikolla massiivisten yt-neuvottelujen aloittamisesta. Samalla “halpuutetaan” lippujen hintoja, suljetaan asemia ja vähennetään junavuoroja. Syynä on koventunut kilpailuasetelma bussiliikenteen kanssa.

Koska VR on valtion omistama, sen toiminta ja menestys kiinnostaa laajasti. Omistuspohjasta, monopoliasemasta ja matkustamisen välttämättömyydestä johtuen VR:n voidaan sanoa olevan suomalaiskansallinen instituutio.

Olen matkustanut junalla lähes 15 vuotta kaksi tuntia työpäivässä. Reittinä rantarata, jolla liikenteessä on ollut rataverkon huonosta kunnosta ja yksiraiteisuudesta johtuen kenties enemmän haasteita kuin muilla radoilla.

Nopeasti laskien olen siis viettänyt työmatkaliikenteen vuoksi junassa noin 6600 tuntia eli 275 vuorokautta. Kokonainen vuosi tulee lähivuosina täyteen, jos junat vielä jatkossa rantaradalla kulkevat.

Kokemusta junamatkustamisesta siis löytyy ja vuosien varrella olen havainnoinut ja pohtinut juna-asioita paljonkin.

Untitled

Junan odottelua Karjaan asemalla aamun sarastaessa.

Juna matkustusvälineenä Suomessa on mielestäni mainettaan parempi. VR:n mainetta rasittavat myöhästelyt, mutta syvimmälle mielen syövereihin junien myöhästely on syöpynyt ihmisille, jotka eivät matkusta junalla lainkaan tai joiden vuosittainen matka DBTL-tapahtumaan rantaradalla on häiriintynyt.

Mielikuva junien myöhästelystä ei vastaa todellisuutta, vaikka ongelmiakin toki on ollut. Vaikka omia kirveleviäkin kokemuksia junan myöhästymisestä löytyy, pääsääntöisesti junat kuitenkin kulkevat.

VR:n palvelutaso kärsii tunnetusti ulkopuolellaan olevista toimijoista ja infrastruktuurista. Rataverkko ei ole sen vastuulla, eikä myöskään tehokkaiden verkkoyhteyksien saaminen juniin ole pelkästään sen omissa käsissä. Luonnonvoimat saattavat haitata liikennettä merkittävästi.

Juna on toimistoon verrattava ympäristö tehdä töitä. Junassa on bussiin verrattuna väljää ja siellä voi työskennellä täydellä teholla, lukea tai kirjoittaa. Tosin verkkoyhteyksissä on edelleen parantamisen varaa. Junalla tehty matka ei rasita vaan tunninkin aamuisen työmatkan jälkeen töihin pääsee hyvävoimaisena ja jo paljon töiden suhteen aikaansaaneena.

Megatrendit muuttavat VR:nkin toimintaa. Palveluja on digitalisoitu menestyksellisesti. Lippujen ostaminen verkosta sujuu erinomaisesti ja junien kulkua voi seurata hienosti reaaliajassa Junat-kartalla palvelusta (ks. tämän blogin banneri). Viime aikoina VR on alkanut palvella aktiivisesti ja jopa esimerkillisellä otteella Twitterissä.

Palvelu asemilla on vähentynyt ja vähenee edelleen. Käydessäni Turussa huomasin Kupittaan aseman hiljentuneen (kai jo vuosia sitten). Radan varren lukuisat vanhat asemat muistuttavat menneistä ajoista, jolloin henkilökohtaista palvelua sai ja junan kyytiin pääsi pienilläkin paikkakunnilla.

Karjaan asema vielä sinnittelee ja palvelu on ajan termejä käyttäen asiakaslähtöistä ja laadukasta. Yksittäisten asiakkaiden tarpeet ja matkustamisen profiili ovat henkilöstön tiedossa ilman CRM-järjestelmääkin.

Työn ja työelämän näkökulmasta arvioituna junissa tehdään vaativaa työtä.

Konduktöörit joutuvat hankaliin asiakastilanteisiin, ottamaan vastaan kiukkua myöhästymisistä tai puuttumaan häiriökäyttäytymiseen. Jokainen voi yrittää pohtia, miten asettelisi vuorosanansa tai minkälaisiin toimiin ryhtyisi täydessä junavaunussa, jos nuorella matkustajalla ei ole esimerkiksi rahaa lippuun. Tai jos laivalle menossa oleva tai sieltä tuleva äänekäs porukka nauttii junassa omia juomiaan.

Äkkinäiset tilanteet, kuten tekniset ongelmat vaativat nopeaa suunnittelua ja päätöksentekoa junien kulusta vastaavien taholla ja nopeisiin liikkeisiin radalla. Esimerkiksi täyden junan siirtäminen Inkoon asemalla busseihin (jolla ei ole mitään palveluja) on iso logistinen operaatio.

Untitled

Junallinen matkustajia siirtyy busseihin Inkoona semalla 28.8.2015.

Junamatkustaminen on vahvuuksistaan huolimatta eittämättä kallista. Jos kahden aikuisen ja kahden “juniorin” perhe piipahtaa Helsingistä Oulussa junalla, maksaa edestakainen junamatka tekemälläni esimerkkilaskelmalla 366 euroa.

Koska olen tyytyväinen junankäyttäjä, toivon ajan hengen mukaisesti VR:lle kilpailukykyä.

Julkaistu

Ihastuttava ja vihastuttava monitilatoimisto

Aikamme etsii tehokkuutta kaikkialta. Tehojen hakeminen ulottuu nyt myös toimistojen tilaratkaisuihin. Muodikas ratkaisu järjestää fyysisiä toimistotyötiloja on monitilatoimisto (multipurpose office).

Termi viittaa työympäristöön, joissa on erityyppisiä tiloja erilaisiin työn tekemisen tilanteisiin ja tarpeisiin. Monitilatoimisto on siten eri asia kuin avokonttori (open-space office), vaikka nämä toisinaan keskusteluissa virheellisesti rinnastuvatkin.

Monitilatoimistoissa on esimerkiksi omat sopet keskittymistä vaativiin työtehtäviin ja yksityisyyttä vaativiin puheluihin. Toisaalta on paikkoja kahdenväliseen neuvonpitoon tai tiimin innovointiin. Sopiva tila haetaan työpäivän keskellä eri tilanteisiin. “Omia” ja pysyviä työpisteitä tai työhuoneita ei välttämättä ole. Omat tavarat ovat kaapissa tai lokerossa, josta ne noudetaan työpäivän aluksi.

Työtilojen muuntamisen pontimena on useimmiten tilankäytön tehostaminen ja joustavoittaminen sekä tätä kautta kustannusten  säästäminen. Tilaratkaisuilla saatetaan hakea boostia myös uusille työn tekemisen tavoille sekä yhteistyön lisäämiselle.

Myös työn muuttuminen yleisemmin lisää tarvetta harkita tilaratkaisuja. Etätyö ja mobiili työ lisääntyy, jolloin toimistolla on samaikaisesti aikaisempaa vähemmän porukkaa. Työelämän muunkinlainen huokoistuminen saattaa lisätä tarvetta joustaviin tilaratkaisuihin.

Minulla on viime aikoina ollut mahdollisuus vierailla kahdessa yrityksessä, jotka ovat ottaneet käyttöön monitilatoimistoratkaisun. Vierailujen yhteydessä katseltiin tiloja ja puhuttiin prosessista, jolla tilaratkaisuihin on päädytty.

Untitled

Blogisti monitilatoimiston sopessa, joka on ideaalinen iPadin näppäilyyn (Kuva: Katri Viippola).

Koska oma työhuone toimistossa on monelle toimistotyöntekijälle tärkeä turvapaikka ja/tai statussymboli sekä organisaatioon kiinnittymisen ankkuri, on monitilatoimistoon siirtyminen työpaikan fundamentaaleihin vaikuttava muutoshanke.

Työtilojen myllääminen vaikuttaa paitsi työn tekemiseen, myös työpaikan sosiaalisiin suhteisiin, verkostoihin ja hierarkioihin. Näistä syistä tilojen muuttaminen saattaa olla yksittäisen työntekijän mielenrauhaa syvästi järkyttävä muutoshanke, joka aiheuttaa pelkoja ja epävarmuutta. Ensimmäinen reaktio monitilatoimistoon siirtymistä suunnittelevilla organisaatioilla ja työyhteisöillä onkin useimmiten muutosvastarinta.

Hanke onnistuu vain hyvällä muutosjohtamisella, jossa johdon esimerkillä sekä henkilöstön osallistumisen mahdollistamisella on keskeinen rooli. On luontevaa ajatella, että ylimmän johdon tilaratkaisujen tulisi olla samansuuntaisia kuin muunkin organisaation.

Muun muassa Jukka Saksi on kuvannut työympäristön kehittämiseen liittyvää muutosjohtamisaspektia blogissaan erinomaisesti. Urbaanilegendoissa törmää kuitenkin nopeasti esimerkkeihin, joissa nimenomaan tilaratkaisujen muutosjohtamisessa on epäonnistuttu. Nämä tarinat ovat karuja, eikä näissä yrityksissä käydä ekskursioilla tilaratkaisuihin tutustumassa.

Muutosjohtamisessa tutut perusasiat ovat toimitilaratkaisuissakin relevantteja. Näitä teemoja ovat perustelut, suunnitelmallisuus, johdonmukaisuus, viestintä sekä mahdollisuudet vaikuttaa itseä koskeviin ratkaisuihin.

Muutosjohtamisen ohella keskeistä on huomioida yksilölliset erot työn tekemisessä ja oppimisessä. Yksi tarvitsee rikkumattoman rauhan keskittyäkseen, toinen kaipaa vuorovaikutusta kollegojen kanssa. Myös ergonomiaratkaisut ovat tärkeitä. Esimerkiksi selkävaivaisen tulisi saada omaan tilanteeseen sopiva työskentelypaikka aamun työpistejaossa.

Organisaatossa tehtävä työ on tunnettava hyvin, jotta osataan pohtia työn edellyttämiä tilaratkaisuja. Sanomattakin on selvää, että työn tuntee parhaiten tekijä itse. Kriittinen kohta on myös prosessien tunteminen. Keiden on luontevaa työskennellä lähellä toisiaan ja keiden kohdalla tämä ei ole niin välttämätöntä?

Monitilatoimisto vaatii myös pelisäännöt, jotta rauha toimistolla säilyy ja työ sujuvat. Pelisäännöt takaavat, että monitilatoimistosta löytyy tarvittaessa rauhaa ja kaikki saavat tarvitsemansa tilat.

Työ on muuttumassa myös muuten kuin toimistolla. Etätyön ja mobiilin työn lisääntyminen on yksi työtilojen muokkaamiseenkin läheisesti liittyvä aspekti. On mahdollista, että tilaratkaisut jopa osaltaan tähtäävät etätyön lisäämiseen. Joka tapauksessa tiimi tai yksikkö on entistä harvemmin samaan aikaan koolla toimistolla tai fyysisesti läsnä palavereissa.

Hajautuneet työskentelytavat haastavat työntekijöitä oman itsensä johtamisessa ja tietenkin myös esimiesten johtamistyötä. Vuorovaikutus ja viestintä tulee yhä useammin hoitaa sähköpostien, videoneuvottelujen ja muiden virtuaalisten viestivälineiden kautta. Työntekijän kannalta hyviä vinkkejä etätyön tehostamiseen on tässä kirjoituksessa ja esimiehelle löytyy vinkkejä tästä.

Hajautettu työskentely ei onnistu, jos työvälineet eivät tue työskentelyä. Monitilatoimistossa työskentely on hyvin pitkälle paperitonta. Työntekijä turhautuu, työt kasautuvat ja viivästyvät, jos yhteydet eivät pelitä tai dokumentit eivät ole käytettävissä tien päällä tai monitilatoimiston eri tiloissa.

Monitilatoimisto ei siis ole pelkästään seinien siirtelyyn ja poistamiseen sekä kalusteiden tilamiseen liittyvä projekti. Samassa yhteydessä on syytä varmistaa, että organisaation johtamismallit sekä virtuaalinen työympäristö ovat ajan tasalla. Jos näiden tasojen välillä on epäsuhtaa, saattavat monitilatoimiston hyödyt jäädä vaillinaisiksi tai jopa kokonaan saavuttamatta.