Itse itseäni johtaen

Kiire, keskeytykset ja töiden valuminen vapaa-ajalle ovat asiantuntijatyön haasteita. Näitä kysymyksiä pohdin parissakin eri tilaisuudessa menneellä viikolla.

Kalenteri täyttyy kokouksista, jotka ovat toisissaan kiinni. Palaverirumba alkaa aamusta ja kestää iltapäivään ja illansuuhun. Lounas saattaa jäädä kokousten vuoksi väliin. Kokousten välissä ei ole aikaa tehdä “normaaleja töitä”, jolloin työt uhkaavat siirtyä vapaa-ajalle ja kotiin tehtäväksi.

Sähköpostin virta on jatkuva. Koska kalenteri on täynnä, sähköpostia ei ehdi purkaa työpäivän aikana. Työpaikan uudemmat ja sosiaalisemmat vimpaimet, kuten chatit, työntyvät ruudulle. Lisäksi sosiaalisesta mediasta on enemmän tai vähemmän tullut osa monen asiantuntijan työtä.

Työpäivä pilkkoutuu paitsi kokouksiin ja sähköposteihin, myös puheluihin ja toimistokuukkelointiin. Pirstaleisen työpäivän vuoksi pitkäjänteisen, syventymistä ja luovuutta edellyttävän työn tekeminen on vaikeaa.

Parin vuoden takaisessa tutkimuksessa havaittiin, että toimihenkilötyössä keskeytykset vievät tehokkaasta työajasta 20-30 prosenttia. Toisesta henkilöstä johtuvia keskeytyksiä on erityisesti esimiesasemassa olevilla.

Ongelma ei vaikuta ainoastaan työntekijän hyvinvointiin ja kokemuksiin työn sujumisesta. Se vaikuttaa työn tuloksellisuuteen ja laatuun sekä asiakaspalveluun. Organisaatio siis kärsii, jos asiantuntijoilla ei ole aikaa tehdä työtä pitkäjänteisesti.

Mikä ratkaisuksi?

Itse voit tehdä ainakin seuraavat:

  • Varaa aikaa kalenterista “oikean työn” tekemiseen.
  • Priorisoi kokouksia, äläkä itse järjestä turhia kokouksia.
  • Jos työpaikkasi  mahdollistaa, pidä etätyöpäiviä, jolloin olet suojassa kokouksilta ja kuukkeloinnilta.

Työyhteisön ja koko organisaation kannattaa tehdä seuraavat:

  • Kokouskulttuuria kannattaa kehittää niin, että tarvittavat palaverit ovat mahdollisimman lyhyitä ja tehokkaita.
  • Työyhteisössä voidaan sopia käytännöistä (älä häiritse-kyltti tms.), joilla osoitetaan, että keskittymistä vaativa työskentely on käynnissä asiantuntijan huoneessa.
  • Teknologiaa hyödyntämällä etätyöpäivää pitävä voi osallistua työpaikan kokouksiin.

Työpäivät uhkaavat venyä kun päivät täyttyvät kokouksista. Tehokas työpäivä ei ole kuitenkaan kovin pitkä. Isossa osassa nykypäivän töitä tuottavuus ei ole kiinni työajasta, kuten tutkija Anu Järvensivu oheisessa haastattelussa sanoo. Innovaatio ei välttämättä synny, vaikka asiantuntija jäisi sitä toimistolle kypsyttelemään.

Nykyaikaiset työvälineet ja tietoliikenneyhteydet mahdollistavat työn tekemisen kaikkialla. Sähköpostia saattaa tulla kaikkina vuorokauden aikoina. Vaativia työasioita sisältävät sähköpostiviestit vapaa-ajalla saatuina ja luettuina saattavat virittää elimistön “työtilaan” ja häiritä esimerkiksi yöunta.

Työyhteisön tai organisaation kannattaakin sopia sähköpostikulttuurista, eli saako sähköpostia lähetellä esimerkiksi iltaisin ja missä määrin siihen odotetaan reagoitavan.

Vaikka asiantuntija ei aktiivisesti töitä tekisikään, työasiat saattavat juolahtaa mieleen vapaa-ajalla. Puhutaan mentaalityöajasta. Kaikkia mentaalityöpäivän venyminen ei kuitenkaan haittaa. Esimerkiksi itse mietin illalla lenkillä mielelläni työasioita ja usein ajatukset menevätkin hyvin eteenpäin. Saattaa syntyä jopa pienimuotoisia innovaatioita.

Joustavuus eri muodoissaan lisääntyy työelämässä. Kehityksellä on hyötynsä, mutta se painottaa entisestään itsensä johtamisen valmiuksia ja osaamista tässä.

Asiantuntijan kannattaa organisoida työpäivänsä tehokkaasti, lähteä kotiin säädylliseen aikaan ja käyttää vapaa-aika palautumiseen ja omaa virettä ylläpitävään toimintaan.

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *