Ihastuttava ja vihastuttava monitilatoimisto

Aikamme etsii tehokkuutta kaikkialta. Tehojen hakeminen ulottuu nyt myös toimistojen tilaratkaisuihin. Muodikas ratkaisu järjestää fyysisiä toimistotyötiloja on monitilatoimisto (multipurpose office).

Termi viittaa työympäristöön, joissa on erityyppisiä tiloja erilaisiin työn tekemisen tilanteisiin ja tarpeisiin. Monitilatoimisto on siten eri asia kuin avokonttori (open-space office), vaikka nämä toisinaan keskusteluissa virheellisesti rinnastuvatkin.

Monitilatoimistoissa on esimerkiksi omat sopet keskittymistä vaativiin työtehtäviin ja yksityisyyttä vaativiin puheluihin. Toisaalta on paikkoja kahdenväliseen neuvonpitoon tai tiimin innovointiin. Sopiva tila haetaan työpäivän keskellä eri tilanteisiin. ”Omia” ja pysyviä työpisteitä tai työhuoneita ei välttämättä ole. Omat tavarat ovat kaapissa tai lokerossa, josta ne noudetaan työpäivän aluksi.

Työtilojen muuntamisen pontimena on useimmiten tilankäytön tehostaminen ja joustavoittaminen sekä tätä kautta kustannusten  säästäminen. Tilaratkaisuilla saatetaan hakea boostia myös uusille työn tekemisen tavoille sekä yhteistyön lisäämiselle.

Myös työn muuttuminen yleisemmin lisää tarvetta harkita tilaratkaisuja. Etätyö ja mobiili työ lisääntyy, jolloin toimistolla on samaikaisesti aikaisempaa vähemmän porukkaa. Työelämän muunkinlainen huokoistuminen saattaa lisätä tarvetta joustaviin tilaratkaisuihin.

Minulla on viime aikoina ollut mahdollisuus vierailla kahdessa yrityksessä, jotka ovat ottaneet käyttöön monitilatoimistoratkaisun. Vierailujen yhteydessä katseltiin tiloja ja puhuttiin prosessista, jolla tilaratkaisuihin on päädytty.

Untitled

Blogisti monitilatoimiston sopessa, joka on ideaalinen iPadin näppäilyyn (Kuva: Katri Viippola).

Koska oma työhuone toimistossa on monelle toimistotyöntekijälle tärkeä turvapaikka ja/tai statussymboli sekä organisaatioon kiinnittymisen ankkuri, on monitilatoimistoon siirtyminen työpaikan fundamentaaleihin vaikuttava muutoshanke.

Työtilojen myllääminen vaikuttaa paitsi työn tekemiseen, myös työpaikan sosiaalisiin suhteisiin, verkostoihin ja hierarkioihin. Näistä syistä tilojen muuttaminen saattaa olla yksittäisen työntekijän mielenrauhaa syvästi järkyttävä muutoshanke, joka aiheuttaa pelkoja ja epävarmuutta. Ensimmäinen reaktio monitilatoimistoon siirtymistä suunnittelevilla organisaatioilla ja työyhteisöillä onkin useimmiten muutosvastarinta.

Hanke onnistuu vain hyvällä muutosjohtamisella, jossa johdon esimerkillä sekä henkilöstön osallistumisen mahdollistamisella on keskeinen rooli. On luontevaa ajatella, että ylimmän johdon tilaratkaisujen tulisi olla samansuuntaisia kuin muunkin organisaation.

Muun muassa Jukka Saksi on kuvannut työympäristön kehittämiseen liittyvää muutosjohtamisaspektia blogissaan erinomaisesti. Urbaanilegendoissa törmää kuitenkin nopeasti esimerkkeihin, joissa nimenomaan tilaratkaisujen muutosjohtamisessa on epäonnistuttu. Nämä tarinat ovat karuja, eikä näissä yrityksissä käydä ekskursioilla tilaratkaisuihin tutustumassa.

Muutosjohtamisessa tutut perusasiat ovat toimitilaratkaisuissakin relevantteja. Näitä teemoja ovat perustelut, suunnitelmallisuus, johdonmukaisuus, viestintä sekä mahdollisuudet vaikuttaa itseä koskeviin ratkaisuihin.

Muutosjohtamisen ohella keskeistä on huomioida yksilölliset erot työn tekemisessä ja oppimisessä. Yksi tarvitsee rikkumattoman rauhan keskittyäkseen, toinen kaipaa vuorovaikutusta kollegojen kanssa. Myös ergonomiaratkaisut ovat tärkeitä. Esimerkiksi selkävaivaisen tulisi saada omaan tilanteeseen sopiva työskentelypaikka aamun työpistejaossa.

Organisaatossa tehtävä työ on tunnettava hyvin, jotta osataan pohtia työn edellyttämiä tilaratkaisuja. Sanomattakin on selvää, että työn tuntee parhaiten tekijä itse. Kriittinen kohta on myös prosessien tunteminen. Keiden on luontevaa työskennellä lähellä toisiaan ja keiden kohdalla tämä ei ole niin välttämätöntä?

Monitilatoimisto vaatii myös pelisäännöt, jotta rauha toimistolla säilyy ja työ sujuvat. Pelisäännöt takaavat, että monitilatoimistosta löytyy tarvittaessa rauhaa ja kaikki saavat tarvitsemansa tilat.

Työ on muuttumassa myös muuten kuin toimistolla. Etätyön ja mobiilin työn lisääntyminen on yksi työtilojen muokkaamiseenkin läheisesti liittyvä aspekti. On mahdollista, että tilaratkaisut jopa osaltaan tähtäävät etätyön lisäämiseen. Joka tapauksessa tiimi tai yksikkö on entistä harvemmin samaan aikaan koolla toimistolla tai fyysisesti läsnä palavereissa.

Hajautuneet työskentelytavat haastavat työntekijöitä oman itsensä johtamisessa ja tietenkin myös esimiesten johtamistyötä. Vuorovaikutus ja viestintä tulee yhä useammin hoitaa sähköpostien, videoneuvottelujen ja muiden virtuaalisten viestivälineiden kautta. Työntekijän kannalta hyviä vinkkejä etätyön tehostamiseen on tässä kirjoituksessa ja esimiehelle löytyy vinkkejä tästä.

Hajautettu työskentely ei onnistu, jos työvälineet eivät tue työskentelyä. Monitilatoimistossa työskentely on hyvin pitkälle paperitonta. Työntekijä turhautuu, työt kasautuvat ja viivästyvät, jos yhteydet eivät pelitä tai dokumentit eivät ole käytettävissä tien päällä tai monitilatoimiston eri tiloissa.

Monitilatoimisto ei siis ole pelkästään seinien siirtelyyn ja poistamiseen sekä kalusteiden tilamiseen liittyvä projekti. Samassa yhteydessä on syytä varmistaa, että organisaation johtamismallit sekä virtuaalinen työympäristö ovat ajan tasalla. Jos näiden tasojen välillä on epäsuhtaa, saattavat monitilatoimiston hyödyt jäädä vaillinaisiksi tai jopa kokonaan saavuttamatta.

Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on LinkedInShare on Google+Email this to someone

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *

This blog is kept spam free by WP-SpamFree.