Paperittomuus saa koko ajan lisää jalansijaa toimistoissa. Trendiä avittavat paitsi kehittyvät digitaaliset välineet, myös vaikkapa toimiston ekologista jalanjälkeä pienentämään pyrkivät ohjelmat, kuten WWW Green Office.
Yksi pieni valinta paperittomuudessa on valinta siitä, tekeekö työntekijä omat muistiinpanonsa paperille vai sähköisenä.
Paperisen vaihtoehdon osalta ehdoton ykkönen on mustakantinen muistikirja, jonka koko voi vaihdella. Yleensä muistikirja on kuitenkin vähintään keskikokoinen.
Sähköisiä välineitä ovat Evernote tai Onenote, joita voi käyttää eri päätelaitteilla. Muistiinpanoja voi tietenkin tehdä myös Wordilla ja monella muullakin välineellä.
Miksi aloin pohtia niinkin yksinkertaista asiaa kuin muistiinpanojen tekemistä?
Valinta on tietysti omakohtaisestikin relevantti. Olen kokeillut kaikkia edellämainittuja sähköisiä välineitä. Minulla on myös ollut lukuisia paperisia muistikirjoja.
Mutta kiinnostuin asiasta muista syistä.
Huomasin nimittäin, että digitaalisuuden etenemisestä huolimatta paperista muistikirjaa käytetään laajasti. Sitä käytetään yleisesti piireissä, joissa sitä ei todellakaan odottaisi nykypäivänä käytettävän. Havaintoja viime viikoilta:
Pörssissä noteeratun IT-firman päälliköt tekivät kokouksessa muistiinpanoja muistikirjoihin.
Yritysvierailulla pienessä nopeasti kasvavassa IT-firmassa yritystä esittelevällä asiantuntijalla oli edessään muistikirja.
Kahden ison konsultointifirman johtoon kuuluvat henkilöt tukeutuivat kokouksissa mustiin muistikirjoihin.
Johtamiskoulutuksessa osallistujille jaettiin oppilaitoksen logolla varustetut mustat muistikirjat.
Näyttää siis siltä, että moni edelläkävijä jättää digitaaliset muistiinpanovälineet käyttämättä.
Sähköisillä muistiinpanoilla on monia etuja
- Muistiinpanot ovat käytettävissä eri päätelaitteilla.
- Niitä voi jakaa muille.
- Omiin muistiinpanoihin voi tehdä hakuja.
- Muistiinpanoihin voi liittää erilaisia materiaaleja ja linkkejä verkosta
- Muistiinpanoihin voi liittää kuvia
- Vuosikausien muistiinpanot voi säilöä samaan ”paikkaan”.
- Muistiinpanot ovat turvassa fyysiseltä hukkumiselta pilvessä.
- Muistiinpanoja ei tarvitse kirjoittaa puhtaaksi tai ne ovat kokouksen jälkeen lähes puhtaaksi kirjoitettuja
Sähköinen muistikirja näyttää siis monessa suhteessa hakkaavan perinteisen välineen vähintään 6-0.
Miksi vanha musta vielä sinnittelee?
Tutkimusten mukaan kynän ja paperin käyttö edesauttavat oppimista paremmin kuin sähköiset välineet. Piirtämisellä ja käsinkirjoittamisella on yleisesti positiivinen vaikutus aivotyöskentelyyn ja aivojen kehittymiseen.
Sähköisillä välineillä voi toki myös piirtää, mutta… onhan se kömpelöä.
Oma muistikirja onkin ehkä enemmän oman henkilökohtaisen ajattelun ja muistamisen apuväline. Muistikirjoihin syntyy raapustuksia ja piirustuksia, joita ei ole tarkoituskaan jakaa kenellekään. (Eikä niistä kukaan muu selvää saisikaan.) Vaikka merkintöihin ei koskaan palaisikaan, ne auttavat kuitenkin jäsentämään omaa ajattelua ja esillä olevaa asiaa, sen eri ulottuvuuksia.
Kokouksissa joku voikin tehdä muistiinpanot sähköisesti. Nämä toimivat ”virallisena” jaettavana dokumenttina. Osallistujien piirustukset ja riipustukset saattavat olla tehneet tehtävänsä kun kokous päättyy.
Mitä välineitä sinä käytät muistiinpanojen tekemiseen ja miksi?
Kuva: Unsplash.com